08 Ağustos 2020 tarihli ve 31207 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Paylaşımı Kurulu Yönetmeliği ile Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü merkezi veri tabanında tutulan kayıtlardan yararlanacak birimleri, kurumları, kamu hizmeti sunan tüzel kişilikleri ve adrese dayalı kamu hizmeti sunan kuruluşları tespit etmek, çevrimiçi ve çevrimdışı paylaşımın kapsamı, yöntemi ve güvenliğine ilişkin genel usul ve esasları saptamak ve müdürlük bünyesinde oluşturulan Veri Paylaşımı Kurulunun çalışma usul ve esasları belirlenmiştir.

         Veri Paylaşımı Kurulu Yönetmeliği; müdürlük birimlerinin, kurumların ve kamu hizmeti sunan tüzel kişiliklerin müdürlük merkezi veri tabanındaki verilerden çevrimiçi ve çevrimdışı yolla yararlanmaları paylaşımın kapsamı ve yöntemine ilişkin genel usul ve esaslar ile Veri Paylaşımı Kurulunun çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Merkezi veri tabanında yer alan bilgilerin paylaşımına ilişkin talepleri değerlendirerek veri paylaşımından yararlanacakları belirlemek, paylaşımın kapsamı ve hangi yöntemle yapılacağına karar vermek üzere müdürlük bünyesinde Bakanlık onayı ile Veri Paylaşımı Kurulu oluşturulacağı düzenlenmiştir.

       Veri Paylaşımı Kurulunun görevleri:

• Çevrimiçi veya çevrimdışı veri paylaşım taleplerini karara bağlamak.
• Alıcı kurumlarla, hangi verilerin çevrimiçi olarak paylaşılacağına karar vermek.
• Çevrimiçi ek servis, servis çıktı yetkisi ve servis çıktı parametresi taleplerini değerlendirerek karar vermek.
• Benzer konulardaki, çevrimiçi veya çevrimdışı veri paylaşımlarına ilişkin ilke kararlar almak.
• Veri paylaşımının kapsamını belirlemek ve hangi yöntemle yapılacağına karar vermek.
• Müdürlüğün web sayfası üzerinde doğrulama amaçlı olarak, hangi servislerin yer alacağına ve bu servislerin girdi ce çıktı parametrelerine karar vermek.
• Taahhütnamenin iptali, feshi veya veri paylaşımımın askıya alınmasına yönelik karar almak.

Merkezi veri tabanına tutulan veriler 6698 sayılı Kanunda belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde, Kurul tarafından uygun görülen paylaşım yöntemi ile alıcı kurum veya diğer kişiler ile paylaşılabilir.

KPS servis talepleri karşılanırken:

• Alıcı kurumun tabi olduğu mevzuat çerçevesinde talep ettiği veriyi alma ve işleme konusunda yetkili ve sorumlu olup olmadığı,
• Bilgi paylaşımının kişiler ve toplum için oluşturacağı kamusal ve toplumsal yarar bakımından gereklilik arz edip etmediği,
• Talep edilen verilerin, belirtilen amaç ve yasal dayanak ile orantılı olup olmadığı, hususlarında; ihtiyaç ve yetki analizi kriterleri kapsamında Kurul tarafından değerlendirme yapılır.

Alıcı kurumlar, KPS’den alabilecekleri verileri çevrimdışı talep edemezler. Ancak:

• Çevrimdışı toplu veri taleplerini resmi yazı ile yapmaları,
• Talep yazılarında veriyi kullanma gerekçesi ile yasal dayanağını belirtmeleri,
• Kamusal hizmetin planlanması ve yürütülmesinde zorunlu bir ihtiyaç olması,
• Kamusal ve toplumsal yarar bakımından gereklilik arz etmesi, durumlarının birlikte gerçekleşmesi halinde, belirtilen amaç ve yasal dayanak ile orantılı olarak veri talepleri asgari düzeyde karşılanabilir.

Yüksek mahkemeler, Sayıştay, Yüksek Seçim Kurulu, Mahkemeler, Savcılıklar ve 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanuna göre görevlendirilen ön incelemeciler tarafından yürütülen; dava, soruşturma ve incelemelere ilişkin veri talepleri Kurula sunulmaksızın karşılanır.

Alıcı kurum ve diğer kişiler:

• Kendi iş ve işlemlerine esas olmak üzere sadece ilgili kişilerin bilgilerini alabilirler ve aldıkları bilgileri mevzuatında sayılan görev ve sorumluluklarının yerine getirilmesinin dışında başka hiçbir amaçla kullanamazlar.
• Elde ettikleri verileri üçüncü şahıslarla paylaşamaz ve yayınlayamazlar.
• Elde edilen verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi ile erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla her türlü idari ve teknik tedbirleri alır.